1. Die Zustimmung des Empfängers ist erforderlich (§ 14 Abs. 3 UStG).
   Bedeutet: Sie müssen zunächst einmal zugestimmt haben, dass Sie zukünftig Rechnungen auf elektronischem Wege erhalten. Diese Zustimmung kann formlos erfolgen, z. B. durch eine telefonische Vereinbarung.
    
2. Die Echtheit der Herkunft („Authentizität“) und die Unversehrtheit der Daten („Integrität“) müssen durch eine qualifizierte elektronische Signatur gewährleistet werden (§ 14 Abs. 1 UStG).
   Bedeutet: Erfüllt die elektronische Rechnung die Anforderungen nicht (sie enthält beispielsweise keine qualifizierte elektronische Signatur), berechtigt sie nicht zum Vorsteuerabzug. In diesem Fall sollten Sie eine korrekte elektronische Rechnung beim Versender anfordern. Falls dieser das nicht leisten kann, sollten Sie auf einer papierhaften Rechnung per Postweg bestehen.
    
3. Die Dokumentation des Verfahrens ist erforderlich (§ 145 AO).
   Bedeutet: Sie sind dazu verpflichtet, das angewendete Verfahren der Rechnungsbearbeitung in Ihrem Hause vom Dateneingang bis zur Speicherung nachvollziehbar zu dokumentieren.
    
4. Aufbewahrungspflichten und -fristen müssen eingehalten werden (Aufbewahrungspflicht nach § 14b Abs. 1 UStG).
   Bedeutet: Diese Prüfung der qualifizierten elektronischen Signatur muss dokumentiert werden und gemäß GDPdU gemeinsam mit der Rechnung veränderungssicher archiviert werden (elektronisches Archiv, CD-ROM bei kleinen Mengen). Es gelten die Aufbewahrungsfristen für Papierrechnungen (in der Regel 10 Jahre).

Weitere Informationen zur Validierung von Rechnungen im Flyer.