Elektronische Rechnungsstellung bietet ein großes Einsparpotential – sowohl für Rechnungsversender als auch für die Empfänger. Da ist es verlockend, einfach eine Rechnung im PDF-Format zu verschicken. Doch es gibt rechtliche Rahmenbedingungen, die unbedingt eingehalten werden müssen.

Gesetzliche Basis

Für die elektronische Übermittlung von Rechnungen gibt es folgende relevante Vorgaben (Europäische Rechnungsrichtlinie 2001/115/EG, Steueränderungsgesetz 2003 und damit Änderung UStG, Abgabenordnung, GoBS, GDPdU):

• Die Zustimmung des Empfängers ist erforderlich (§ 14 Abs. 3 UStG).
• Die Echtheit der Herkunft („Authentizität“) und die Unversehrtheit der Daten („Integrität“) müssen durch eine qualifizierte elektronische Signatur gewährleistet werden (§ 14 Abs. 1 UStG).
• Die Dokumentation des Verfahrens ist erforderlich (§ 145 AO).
• Aufbewahrungspflichten und -fristen müssen eingehalten werden (Aufbewahrungspflicht nach § 14b Abs. 1 UStG).

Umsetzung in der Praxis

Rechnungsersteller

Der Versender elektronischer Rechnungen muss in der Lage sein, qualifizierte elektronische Signaturen zu erstellen. Dazu benötigt er bei Betrieb der Lösung mit Sichtkontrolle am Arbeitsplatz eine Signaturkarte für den berechtigten Unterzeichner, ein zertifiziertes Kartenlesegerät sowie eine Software, welche die Signatur erzeugt. Für diese Software muss eine Herstellererklärung oder besser noch die Sicherheitsbestätigung vom BSI vorliegen.

Für größere Rechnungsmengen bietet sich ein automatisierter Betrieb im Serverraum an. Ein lokal installierter Kartenleser ist in diesem Fall nicht erforderlich. Abhängig von der Art der Softwareumgebung müssen ggf. weitere organisatorische Maßnahmen getroffen werden, um sicherzustellen, dass die erzeugte Signatur die Anforderungen an die qualifizierte elektronische Signatur erfüllt. Diese Maßnahmen sind in einem Prozesshandbuch zu dokumentieren. In dieser Umgebung kann der Versender nun eine Einzel- oder Stapelsignatur der ausgehenden Rechnung(en) vornehmen.
Wer sich gar nicht mit der Einrichtung der Infrastruktur auseinander setzen möchte, kann auch einen Dritten als externen Signaturdienst, z. B. SIGNTRUST.NET der Deutschen Post, in Anspruch nehmen.

Rechnungsempfänger

Der Empfänger einer elektronischen Rechnung muss bei Eingang prüfen, ob diese den gesetzlichen Anforderungen entspricht und eine gültige qualifizierte elektronische Signatur beinhaltet. Diese Prüfung muss dokumentiert werden und gemäß GDPdU gemeinsam mit der Rechnung veränderungssicher archiviert werden (elektronisches Archiv, CD-ROM bei kleinen Mengen).

Erfüllt die Rechnung die Anforderungen nicht, berechtigt sie nicht zum Vorsteuerabzug. In diesem Fall sollte der Rechnungsempfänger eine korrekte elektronische Rechnung beim Versender anfordern.

Die beschriebenen Aufgaben können alternativ auch an einen Dienstleister übertragen werden. Dabei ist sicherzustellen, dass Erstellung und Prüfung der qualifizierten elektronischen Signatur nicht durch die gleiche Organisation vorgenommen werden.

Unsere Lösung

Sign Live! CC ist unsere Lösung, die den Prozess der elektronischen Rechnungsstellung („eBilling“) sowohl auf Versender- als auch auf Empfängerseite unter Berücksichtigung aller relevanten gesetzlichen Vorschriften (Signaturgesetz, Umsatzsteuergesetz, EU-Richtlinie) unterstützt.