Ziel der Lösung "eFormFlow" ist, intelligente elektronische Formulare als zentrales Eingabemedium für das Starten und Steuern von Workflow-orientierten Geschäftsprozessen zu nutzen und mobile Benutzergruppen besser einzubinden.

Die Lösung

eFormFlow besteht aus mehreren Softwarekomponenten. Ein zentrales Werkzeug dient der Modellierung von Geschäftsprozessen. Das Geschäftsprozessmodell besteht aus verschiedenen weiteren Modellen, welche für den späteren Workflow verwendet werden:

• Prozessmodell
• Informationsobjektmodell
• Organisationsmodell mit Rollen und Rechten
• Prozessstatusmodell

Für die Ausführungsphase werden PDF-Vorlagen mit einem PDF-Formulareditor erstellt. Die aus dem Geschäftsprozessmodell generierten betriebswirtschaftlichen Informationen werden per Drag & Drop entsprechend der geforderten Rechte auf dem PDF-Formular angeordnet. Der Formularentwickler legt ebenfalls fest, über welche Schnittstelle Daten aus dem Formular in ein Backendsystem übernommen werden sollen.

Das fertige PDF-Formular wird zum Abschluss initialisiert sowie in die Laufzeitumgebung transferiert und kann jetzt im Geschäftsprozess verwendet werden.

Nachdem ein Business Workflow gestartet wurde, wandert das PDF-Formular gemäß der im Modell hinterlegten Rollen von einem Sachbearbeiter zum nächsten. Nach jedem Arbeitsschritt kann der Bearbeiter über das Rollen- und Rechtemodell direkt den nächsten Bearbeiter auswählen. Der Workflow kann an jeder Stelle abgebrochen oder an einen früheren Bearbeiter zurückgegeben werden. Die Weiterleitung erfolgt per E-Mail, wobei das PDF-Formular mitsamt den Daten als Anlage an eine automatisch erzeugte E-Mail angehängt wird. Jeder Arbeitsschritt wird in einer Statusdatenbank protokolliert und kann jederzeit visualisert werden.