Hintergrund

Im Außendienst erstellen die Techniker Serviceberichte vor Ort beim Kunden: die Serviceberichte werden in Fachanwendungen generiert und anschließend ausgedruckt. Der Kunde unterschreibt den Ausdruck auf Papier. Die Servicetechniker sammeln die Berichte und versenden sie per Post an die Zentrale.

Probleme

Die Rechnungsstellung erfolgt mit deutlichem Zeitverzug, da die erforderlichen Serviceberichte nicht rechtzeitig vorliegen. Der Kunde bezahlt aber erst, wenn der Nachweis der Arbeiten durch Vorlage des Serviceberichts erbracht und der Rechnung beigefügt ist.
Zum Sortieren der Serviceberichte und für die Zuordnung zu den Rechnungen ist ein hoher Personal- und Zeitaufwand erforderlich.

Die Lösung

Der gesamte Geschäftsprozess wird vollständig elektronisch abgewickelt. Die Generierung des Serviceberichts erfolgt mit allen erforderlichen Daten. Der Kunde unterschreibt den elektronischen Bericht mittels eigenhändiger elektronischer Unterschrift via Pen Pad. Hierbei werden keine Spezialstifte verwendet, um zeitlichen Problemen, die durch Verlust der Spezialstifte entstehen würden, vorzubeugen. Nachdem der Kunde seine Unterschrift geleistet hat, wird der signierte Servicebericht per E-Mail an die Zentrale geschickt. Dort wird das Dokument elektronisch verschlagwortet und archiviert.

Somit kann die Rechnungsstellung zeitnah erfolgen. Die Zeitersparnis ist enorm, weil sämtliche bisher manuellen Tätigkeiten der Sortierung und Zuordnung der Serviceberichte zu den Rechnungen entfallen.

Zusätzlich bietet die Lösung weiteres Optimierungspotential, indem der Rechnungsversand von Versand via Briefpost auf die elektronische Rechnungsstellung umgestellt wird.