Tabak-Fachhändlerverbund setzt bei Langzeitarchivierung auf PDF/A

Das Unternehmen archiviert bereits seit mehreren Jahren seine Dokumente elektronisch. Seit Anfang 2009 wandelt die Verbundgruppe für den Tabakgroßhandel alle PDF-Dokumente für die Archivierung in das compliance-konforme, ISO-genormte Format PDF/A um. Hierzu nutzt die Gruppe das Konvertierungs- und Validierungstool PDF/A Live! von intarsys. PDF/A Live! überprüft PDF-Dokumente vollständig und zuverlässig auf die Übereinstimmung mit dem Regelwerk des ISO-Standards und bestätigt im Anschluss an diese Prüfung entweder die Konformität des Dokuments zu PDF/A oder listet übersichtlich auf, welche Bestandteile dem Standard nicht entsprechen.

Das Hauptargument, PDF/A live! einzuführen, war für die Verbundgruppe die garantierte Lesbarkeit der archivierten Dokumente über die gesamte gesetzliche Aufbewahrungsfrist hinweg. Ein Dokument im Format PDF/A lässt sich jederzeit im Original-Layout auf den Bildschirm rufen und erfordert keinerlei Spezialsoftware, weil es alle Informationen für die Darstellung in sich trägt.