Die Ausgangssituation

Viele Versicherungen kämpfen mit Problemen bei der Bearbeitung von Formularen, denn die Qualität der Eintragungen lässt oftmals zu wünschen übrig. Komplexe Tarifstrukturen mit differenzierten Antragsbedingungen erschweren das korrekte Ausfüllen der Anträge. Insbesondere die Geschäftsbeziehungen zu den Brokern sind gekennzeichnet durch zahlreiche und kostenintensive Medienbrüche und redundanter Datenhaltung. Die Folge sind ein hoher zeitlicher Aufwand und eine hohe Fehlerquote, die zu zeitintensiven Nachfragen durch das Backoffice führt.

Die Lösung

Mit dem 3C-ProposalMaster erhalten Versicherungen eine Lösung für das Antragsverfahren, welche die Formularbearbeitung optimiert und deutlich beschleunigt.

Der Broker erhält pro Versicherungsart ein „Allrisk-Formular“ im PDF-Format. In diesem Formular ist die spartenspezifische Versicherungsmathematik sowie das vollständige Regelwerk aller Bedingungen über den PROMOS-Rechenkern integriert. Plausibilitätsprüfungen werden während der Eingabe in das Formular vom 3C-ProposalMaster durchgeführt. Sämtliche Partnerinformationen können aus Standard-Maklersystemen in die Formulare eingelesen werden, so dass sich der Tippaufwand verringert.

Ist das Formular vollständig ausgefüllt, wird ein Barcode generiert, der einen eindeutigen Dokumentschlüssel darstellt. Dieser Barcode wird in das Formular eingefügt. Anschließend wird das Formular zur Unterzeichnung durch den Kunden ausgedruckt.

Parallel zum Druckvorgang werden sämtliche Formulardaten als XML-Struktur aus dem Formular extrahiert und per E-Mail an die Versicherungsgesellschaft übertragen. Dort werden die Datensätze in einer Datenbank zwischengespeichert. Die weitere Bearbeitung wird zunächst gesperrt, da auf den Eingang des unterschriebenen Papierexemplars gewartet werden muss.

Das Papierexemplar des Antrags wird in der Posteingangsstelle der Versicherungsgesellschaft gescannt und direkt elektronisch archiviert. Über den Dokumentschlüssel, der aus dem Barcode gelesen wird, erhält der zuständige Sachbearbeiter die Information, dass der Vorgang weiterbearbeitet werden kann. Nach der Freigabe werden die zwischengespeicherten Daten aus der Datenbank in das Bestandssystem übernommen.

Nutzen

Versicherungen steht mit dem 3C-ProposalMaster eine schlanke und kostengünstige Softwarelösung für den Vertrieb zur Verfügung, die sich schnell installieren und einfach bedienen lässt. Die Vertriebspartner werden nicht mit technischen Installationsproblemen zu „kämpfen“ haben.

Durch die schrittweise Einführung und der Möglichkeit einer einfachen Migration auf die nächst höhere Ausbaustufe des 3C-ProposalMaster bleiben getätigte Investitionen vollständig erhalten.

Der bisherige Medienbruch zwischen Vertrieb und Versicherungsgesellschaft wird durch die maschinenlesbar abgelegten Informationen beseitigt. Damit lässt sich die Erfassung der Anträge automatisieren, so dass sich die Abschluss- und Bearbeitungskosten deutlich verringern.

Die Lösung ist für weitere Funktionen offen: Die elektronische Signatur lässt sich ebenso integrieren wie Funktionen für die sichere Langzeitarchivierung (PDF/A).

Weitere Informationen finden Sie auf der Website der SBI AG.