Ziel/Kundenbedürfnis

In einer Schweizer Stadtverwaltung werden bisher Protokolle von Sitzungen von einer Assistentin erfasst, ausgedruckt und den Stadträten in Mappen zur Unterschrift vorgelegt. Bis alle Unterschriften vollständig sind, vergehen viele Tage, weil die Stadträte für die Verwaltung teilweise auf Reisen sind und unterwegs die Unterschriften nicht leisten können. Die Protokolle können aber erst veröffentlicht werden, wenn alle beteiligten Stadträte das Dokument unterzeichnet haben.
Dieser zeitintensive papierbasierte Geschäftsprozess soll vollständig elektronisch abgewickelt werden. Die Stadträte sollen immer sofort sehen können, welche Dokumente für sie zur Unterschrift vorliegen. Zudem sollte die Möglichkeit bestehen, diese rechtsverbindlich auch von unterwegs aus abzuzeichnen.

Die Lösung (Signaturteil)

Der Ablauf

Für die Stadträte wurde eine Softwarelösung geschaffen, die ihnen bei der Anmeldung an das im Einsatz befindliche Dokument Management System anzeigt, ob - und wenn ja welche - elektronischen Protokolle oder sonstigen Dokumente für sie zur Abgabe der qualifizierten elektronischen Signatur vorliegen. Die eingesetzte Signaturlösung ist web-basiert und verwendet Sign Live! als Signaturserver und das Sign Live! Signatur-Applet, welches mit einem SmartCardToken signiert und daher rechtsverbindlich auch von unterwegs genutzt werden kann.

Die Protokolle werden zunächst in Word erstellt, danach im DMS gespeichert und für den Signaturvorgang im Sign Live! Signaturserver bereitgestellt. Zur Unterstützung der Langzeitarchivierung werden alle PDF-Dokumente bei der erstmaligen Übergabe an den Sign Live! Signaturserver automatisch mit PDF/A Live! in das PDF/A-Format konvertiert.

Nach der Anmeldung am DMS kann der zuständige Stadtrat auswählen, ob er alle oder nur einzelne Dokumente abzeichnen möchte. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, die Dokumente nochmals im Viewer zu betrachten. Im Rahmen der Signaturerstellung erfolgt zunächst die Authentifizierung und erst danach die Eingabe der PIN, um das Dokument qualifiziert zu signieren. Mit der Signatur wird ein auf dem Sign Live! Signaturserver hinterlegtes „grafisches Erscheinungsbild“ sichtbar in das PDF-Dokument eingefügt. Sofern das „Vier-Augen-Prinzip“ nicht weitere Unterschriften von anderen Stadträten erfordert, wird das signierte Dokument automatisch für das DMS bereitgestellt.

Nutzen

• Medienbruch vermeiden
  Durch die Bereitstellung als PDF-Dokument entfallen Druckkosten und der physikalische Zustand der Dokumente wird irrelevant
• Langzeitarchivierung mit PDF/A
  Durch Konvertierung in PDF/A können digitale und elektronisch signierte Dokumente über 30 Jahre auf sichere Art und Weise reproduziert und bereit gestellt werden
• Bürgerkomfort durch eGovernment
  Die Bürger können zeitnah Beschlüsse und Protokolle im Internet einsehen
• Prozessbeschleunigung
  Stadt-/Gemeinderäte erhalten einen automatisierten und vordefinierten Prozess, der übersichtlich ist und Zeit spart
• Sicherheit & Nachhaltigkeit
  Die Lösung bewegt sich innerhalb eines sicheren und virtuellen Raumes. Die nachhaltige Lösung zahlt sich bereits nach einer kurzen Laufzeit aus. Die eingesetzten Technologien und Produkte sind langfristig einsetzbar.