Digital Unterschreiben – von überall und jederzeit

Schneller, automatischer und effizienter Unterschreiben - damit mehr Zeit für die relevanten Themen im Unternehmen bleibt. d.velop sign macht das möglich.


„Wir haben schnell festgestellt, dass viel Potenzial in der digitalen Signatur liegt. Die intarsys konnte uns mit der Signaturlösung Sign Live! cloud suite gears sehr kompetent weiterhelfen. Somit können wir unseren Fokus auf den weiteren Ausbau der Lösung legen.“

Paulo Pereira, Product Manager

d.velop AG

d.velop AG

Wir als Softwarehersteller aus Gescher haben ein Produkt entwickelt, welches eine Lösung zum papierlosen Unterschreiben zur Verfügung stellt. Das Produkt bildet den analogen Signaturprozess digital ab und verringert dadurch enorm den Zeitaufwand für das Unterschreiben. Durch die digitale Unterschrift werden dauerhaft & nachhaltig Ressourcen, Geld als auch Zeit gespart. Die Umsetzung geschieht mit entsprechender IT-Unterstützung der intarsys.

Digitale Unterschrift

Beschreibung & Herausforderungen der angestrebten Lösung

Die Lösung besteht zurzeit aus einer ersten Auswahl an Funktionalitäten. Es ist  möglich den digitalen Signaturprozess, einschließlich der Erstellung einer qualifizierten elektronischen Signatur, abzubilden. Vor eine Herausforderung stellten uns der Signaturerstellungsprozess und die Anbindung an einen Vertrauensdienstanbieter. Die eigenständige Entwicklung dieser Komponenten hätte viel Aufwand in Anspruch genommen. Um trotz geringer Ressourcen schnell agieren zu können, fiel die Wahl bewusst auf die Lösung der intarsys. Diese bildet den kompletten Signaturerstellungsprozess ab und gewährleistet eine reibungslose Einbindung eines Vertrauensdienstanbieters, in diesem Fall die Bundesdruckerei. Somit konnten wir mit dem Produkt d.velop sign frühzeitig in den Markt einsteigen und mussten nicht den ganzen Prozess eigenständig entwickeln.

Eckpunkte der Lösung & Projekt-Besonderheiten

Die elektronische Unterschrift von d.velop sign bildet das letzte Puzzlestück in einer End-to-end-Digitalisierung ab und schafft somit die endgültige digitale Transition von papierbasierten Prozessen.

Zudem werden die hohen Prozess- & Ressourcenkosten papierbasierter Dokumente, sowie die Bearbeitungszeiten durch das Versenden auf digitalem Wege verringert.

Wir setzen hierfür die Lösung Sign Live! cloud suite gears der intarsys ein. Sign Live! ermöglicht es Fernsignaturen durchzuführen. Es kann zwischen der Signaturaufbringung in Form von einem Signaturfeld oder einem Signaturstempel gewählt werden. Das Signaturfeld kann mit der Maustaste aufgezogen und an einer beliebigen Stelle im Dokument positioniert werden. Der Signaturstempel wird automatisch generiert und hat eine fest vorgegebene Position im Dokument.

d.velop sign stellt die in der eIDAS-Verordnung definierten verschiedenen Signaturarten, die einfache Signatur, fortgeschrittene Signatur und qualifizierte Signatur, bereit. Für die qualifizierte Signatur, welche rechtsgültig und das Äquivalent zur handschriftlichen Unterschrift ist, muss der Unterzeichner sich bei der Bundesdruckerei über ein VideoIdent Verfahren oder die Online Ausweisfunktion authentifizieren. Daher ist die Anbindung an einen Vertrauensdienstanbieter unumgänglich. Alle drei Signaturarten sind in der d.velop sign Lösung standardmäßig integriert. Ein wichtiger Punkt ist, dass keine Hardwarekomponenten wie TAN Generatoren oder Unterschriftenpads für das Signieren benötigt werden und somit die Fernsignatur vollumfänglich abgebildet wird. Außerdem hat der Nutzer die Möglichkeit Dokumente übers Handy, Tablet und den PC abzurufen.

Durch den Einsatz von Sign Live! clous suite gears konnte das Produkt schnell aufgebaut und frühzeitig auf den Markt gebracht werden. Der frühe Markteinstieg ermöglicht es regelmäßig Feedback zu erheben, um Bedürfnisse der Kunden zu ermitteln und umzusetzen.

Vorteile

  • Unterschreiben von unterwegs und auf jedem Gerät
  • Verschlüsselte Dokumente mit dem höchstmöglichen Maß an Sicherheit
  • Erfüllung des Datenschutzes
  • Vollständige elektronische Prozesse - papierloses Arbeiten
  • Schnellere Prozesse durch minimierte Bearbeitungszeiten
  • APIs für eine nahtlose Integration
  • Papier-, Druck- und Folgekosten sparen durch papierlose Transaktionen
  • Rechtsgültig und äquivalent zur handschriftlichen Unterschrift mit der qualifizierten elektronischen Signatur
  • Dokumente sind nach Status gegliedert
  • Die qualifizierte Signatur ist standardmäßig in der Lösung integriert
  • Einfache Integration in den bestehenden Arbeitsablauf
  • Keine Hardwarekomponenten notwendig für Authentifizierung

 

Warum intarsys?

Sign Live! clous suite gears umfasst in dem Produkt d.velop sign den Teilprozess der Signaturerstellung und die Anbindung unterschiedlicher Vertrauensdienste und Vertrauensdienstanbieter. Durch die Lösung können vorgefertigte Prozessteile, mit geringem Entwicklungsaufwand eingesetzt werden. Sign Live! stellt den von uns gewählten elektronischen Vertrauensdienstanbieter, die Bundesdruckerei, gemäß der eIDAS Verordnung zur Verfügung. Außerdem übernimmt intarsys die Weiterentwicklungs-, Wartungs- und Supportarbeiten dieser Signaturanwendung. Für uns bedeutet das eine große Zeitersparnis und Entlastung in der ersten Entwicklungsstufe. Das Produkt Sign Live! stellt noch weiter Features zur Verfügung, die nicht alle von uns eingesetzt wurden. Weitere Informationen können auf der folgenden Seite eingesehen werden:

Mehr zu Sign Live! cloud suite gears

Über die d.velop AG

Die 1992 gegründete d.velop AG mit Hauptsitz in Gescher entwickelt und vermarktet Software zur durchgängigen Digitalisierung von Geschäftsprozessen und branchenspezifischen Fachverfahren und berät Unternehmen in allen Fragen der Digitalisierung. Mit der Ausweitung des etablierten ECM-Portfolios rund um Dokumentenmanagement, Archivierung und Workflows auf mobile Apps sowie standardisierte und Custom-SaaS-Lösungen bietet der Software-Hersteller auch Managed Services an. Dabei sind die Rechtssicherheit und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben dank eines ausgereiften Compliance Managements gewährleistet.

d.velop stellt digitale Dienste bereit, die Menschen miteinander verbinden, sowie Abläufe und Vorgänge umfassend vereinfachen und neugestalten. So hilft der ECM-Spezialist Unternehmen und Organisationen dabei, ihr ganzes Potenzial zu entfalten.
Ein starkes, international agierendes Netzwerk aus rund 250 spezialisierten Partnern macht d.velop Enterprise Content Services weltweit verfügbar.

d.velop-Produkte – on Premises, in der Cloud oder im hybriden Betrieb – sind branchenübergreifend bislang bei mehr als 8.900 Kunden mit über 2,1 Millionen Anwendern im Einsatz; darunter Tupperware Deutschland, eismann Tiefkühl-Heimservice GmbH, Parker Hannifin GmbH, Nobilia, Schmitz Cargobull, FingerHaus GmbH, die Stadt Wuppertal, die Basler Versicherung, DZ Bank AG, das Universitätsklinikum des Saarlands oder das Universitätsklinikum Greifswald.

www.d-velop.de