Datenschutz bei Online-Meetings und Webinaren 

 

Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten bei Online-Meetings:

Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Zur Abhaltung von Telefongesprächen und -konferenzen, Videokonferenzen, Webinaren, nachfolgend Online-Meetings genannt, nutzen wir die Anbieterplattformen „Microsoft Teams“ des Anbieters Microsoft Corporation, „Zoom“ des Anbieters Zoom Video Communications, sowie die Plattform „FastViewer“ des Anbieters FastViewer GmbH.

Verantwortlicher

Für die Datenverarbeitung verantwortlich ist das zum Meeting oder Webinar einladende Unternehmen, die intarsys GmbH.

Weitere Verantwortliche sind der jeweilige Anbieter der Online-Meeting-Plattform, da mit dem Aufruf der Internetseite des Anbieters dieser für die Datenverarbeitung verantwortlich ist. Dies ist erforderlich, um die Software des Anbieters herunterzuladen oder die App des Anbieters zu nutzen. Die genutzten Anbieter und somit weiteren Verantwortlichen sind:

- Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, USA
  Link Datenschutz: https://docs.microsoft.com/dede/microsoftteams/teams-privacy

- Zoom Video Communications, Inc., 55 Almaden Blvd, Suite 600, San Jose, CA 95113, USA
  Link Datenschutz: https://explore.zoom.us/de/privacy/ und https://explore.zoom.us/de/gdpr/

- FastViewer GmbH, c/o Matrix42 AG, Elbinger Straße 7, 60487 Frankfurt am Main, BRD
  Link Datenschutz:
https://fastviewer.com/de/datenschutzhinweis/

Folgende Daten können bei Online-Meetings verarbeitet werden:

Personenbezogene Daten
Anzeigename, Vorname, Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Zugangspasswort, Profilbild, Firma, Abteilung, Funktion

Meeting-Metadaten
Thema, Beschreibung, Datum, Uhrzeit, Meeting-ID, Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/ Hardware-Information

Aufzeichnungen
MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audio-aufnahmen, Textdatei von Online-Meeting-Chats

Text-, Audio-, Videodaten

Bei Nutzung von Chat-, Fragen- oder Umfragefunktion werden die gemachten Textein-gaben verarbeitet, um diese im Online-Meeting anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden während der Dauer des Online-Meetings die Daten des Mikrofons und/oder der Videokamera Ihres Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera und/oder das Mikrofon jederzeit über die Onlinemeeting-Software des Anbieters deaktivieren bzw. stummschalten.

Umfang der Verarbeitung

Zur Durchführung von Online-Meetings werden die aufgeführten Daten verwendet. Der Umfang der genutzten Daten hängt auch davon ab, welche Daten vor oder bei der Teilnahme an einem Online-Meeting gemacht werden. Über eine eventuelle Aufzeichnung werden Sie vor bzw. zu Beginn des Online-Meetings informiert; dies wird während des Online-Meetings angezeigt. Falls einer Aufzeichnung nicht zugestimmt wird, bitten wir den Teilnehmer das Meeting selbstständig zu verlassen. Wenn erforderlich werden Texteingaben im Chat und Fragen der Teilnehmer protokolliert, je nach Ankündigung anonym oder in Verbindung mit personenbezogenen Daten. Im Rahmen der Nachbereitung von Webinaren werden protokollierte Daten weiterverarbeitet. Bestimmte Mindestdaten werden zur Teilnahme an Online-Meeting erforderlich, andernfalls kann am Online-Meeting nicht teilgenommen werden. Andere Daten sind freiwillig, können aber zur Nutzung einzelner Funktionen erforderlich sein, um eine vollumfängliche Durchführung und Teilnahme am Online-Meetings zu ermöglichen. Personenbezogene Kontaktdaten werden im Nachgang im CRM-Tool der intarsys GmbH gespeichert. Sie können dieser Speicherung gemäß Ihrer Rechte (siehe Folgeabsatz) jederzeit wider-sprechen.

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Rechtsgrundlagen für die beschriebenen Datenverarbeitungen sind Art. 88 DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 1 BDSG (Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses, soweit Sie in einem Arbeitsverhältnis zu uns stehen) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Wahrnehmung berechtigter Interessen, basierend auf unserem Interesse, Online-Meetings durchzuführen und diese effizient zu gestalten, soweit Sie Teilnehmer eines Online-Meetings sind, ohne zugleich Beschäftigter zu sein). Soweit wir ein Online-Meeting aufzeichnen, erfolgt dies auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Im Rahmen von Vertragsbeziehungen oder deren Anbahnung ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit b) DSGVO.

Datenweitergabe an Dritte

Inhalte aus Online-Meetings stehen allen Teilnehmern zur Verfügung. Soweit ein Online-Meeting mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung durchführbar ist, kann der Anbieter der Onlinemeeting-Software nicht auf die Inhalte eines Online-Meetings zugreifen. Zudem hat der Anbieter der Onlinemeeting-Software Zugang zu Ihren Daten, soweit dies im Rahmen der Auftragsverarbeitung vorgesehen ist. Im Übrigen behandeln wir Ihre persönlichen Daten selbstverständlich vertraulich und übermitteln sie nicht an Dritte. Aufzeichnungen von Webinaren oder deren Zusammenfassung können im Rahmen von Social Media Aktivitäten anonymisiert oder nach Einwilligung weitergegeben und auf die intarsys-Webseite verlinkt werden.

Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

„Microsoft Teams“ und „Zoom“ sind Dienste, die von Anbietern aus den USA erbracht werden. Bei den USA handelt es sich um ein Drittland außerhalb der Europäischen Union. Länder außerhalb der Europäischen Union handhaben den Schutz von personenbezogenen Daten anders als Länder innerhalb der Europäischen Union.  Zu den Richtlinien der Anbieter sehen Sie deren ausgewiesene Datenschutzhinweise unter dem Punkt Verantwortlicher.

Löschung der Daten

Personenbezogene Daten werden grundsätzlich gelöscht, wenn kein Erfordernis zur weiteren Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere zur Erfüllung vertraglicher Leistungen bestehen, Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht in Betracht.

Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO), auf Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO), und auf Löschung der Daten im Falle eines Grundes gemäß Art 17 DSGVO. Weiterhin besteht das Recht auf Einschränkung der Weiterverarbeitung unter den Voraussetzungen des Art 18 DSGVO sowie das Recht auf Widerspruch gemäß Art. 21 DSGVO, wenn die Rechtsgrundlage auf Art 6 Abs. 1 lit e) oder f) DSGVO beruht, und das Recht auf Datenübertragbarkeit in den Fällen des Art. 20 DSGVO. Einwilligungen können jederzeit widerrufen werden, dies berührt nicht die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf. Weiterhin besteht das Recht auf Beschwerde über die Verarbeitung personenbezogener Daten durchs uns bei einer Aufsichtsbehörde.

Name und Anschrift des Datenschutzbeauftragten

Wenn Sie Fragen zum Datenschutz haben, schreiben Sie uns bitte eine E-Mail oder wen-den Sie sich direkt an unseren Datenschutzbeauftragten:

Karsten Krieg, Blumenstr. 42, 73728 Esslingen, E-Mail: dsb at karstenkrieg.de

Änderung dieser Datenschutzhinweise

Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Webseite.

Stand: 01. Mai 2022                                intarsys GmbH | Kriegsstr. 100 | 76133 Karlsruhe