Frequently Asked Questions - ZUGFeRD

Rund um das "Forum elektronische Rechnung Deutschland"

ZUGFeRD ist die Abkürzung für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung“.

Das „Forum elektronische Rechnung Deutschland“ (FeRD) wurde auf Beschluss der „Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V.“ (  AWV) gegründet. Ziel war es einen Standard zu entwickeln, mit dem elektronische Rechnungen zwischen kleinen und kleinsten Unternehmen, dem Mittelstand und der öffentlichen Verwaltung künftig schnell, komfortabel, einfach und kostengünstig elektronisch ausgetauscht werden können.

Dieses Forum hat in Zusammenarbeit mit Ministerien, Verbänden und Unternehmen die ZUGFeRD-Spezifikation entwickelt und im Juli 2014 veröffentlicht.

Stand: August 2015

Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht im Wesentlichen aus zwei Teilen: aus einer für Menschen lesbaren Darstellung der Rechnung im PDF/A3-Format und aus maschinenlesbaren strukturierten Daten im XML-Format. Technisch ist die XML-Datei in der PDF/A-3-Datei eingebettet. Durch diesen hybriden Aufbau können auch die Rechnungsempfänger ZUGFeRD-Rechnung verarbeiten, die noch nicht auf ZUGFeRD-XML umgestellt haben.

Um elektronische Rechnungen mit ZUGFeRD-Standard zu erzeugen, auszulesen und weiterzuverarbeiten, wird entsprechende Software benötigt, zum Beispiel PDF/A Live! von intarsys oder das intarsys ZUGFeRD-Toolkit. Für das Erzeugen einer ZUGFeRD-Rechnung ist das PDF und die dazugehörende XML-Datei erforderlich.

Stand: Juli 2015

Erzeugt: August 2015

Durch den elektronischen Austausch der Rechnungen im ZUGFeRD-Format werden dank effizienter Prozesse die Kosten für Material und Porto erheblich reduziert.

Bisher war der vollautomatische elektronische Rechnungsaustausch EDI-Anwendern vorbehalten. Durch ZUGFeRD können nun auch kleine Unternehmen von den Einsparmöglichkeiten profitieren, da die Rechnungsdaten automatisch bearbeitet werden können.

Stand: August 2015

Im Gegensatz zu EDIFACT stellt die ZUGFeRD-Spezifikation keinerlei Anforderungen an die Übertragung der Rechnungen. Die ZUGFeRD-Rechnungen können so ausgetauscht werden, wie es für die beiden Vertragspartner am sinnvollsten und praktikabelsten ist. Anders als bei EDI-Verfahren, muss bei ZUGFeRD zwischen den beiden Parteien keine Vereinbarung zum Rechnungsaustausch getroffen werden. Aufgrund der Änderungen im Steuervereinfachungsgesetzt 2011 dürfen Rechnungen elektronisch versendet werden, ohne dass es der ausdrücklichen Zustimmung des Rechnungsempfängers bedarf.

Stand: August 2015

Natürlich können Sie intarsys ZUGFeRD Toolkit im Rahmen der Lizenzierungsbeschränkungen (100 Rechnungen pro Tag bei der Free User Licence) auch im Batch- oder Massenbetrieb verwenden. Allerdings gilt es dabei zu beachten, dass bei jedem Aufruf des Toolkits die Java Runtime gestartet wird, was den Durchsatz natürlich beschränkt. Für echten Massenbetrieb mit tausenden von Rechnungen empfehlen wir daher den Einsatz von PDF/A Live!, das über eine leistungsfähige API verfügt und als echter Server betrieben werden kann.

Prinzipiell ja. Wenn Sie direkten Zugriff auf das Java-API benötigen, sprechen Sie uns einfach an. Wir senden Ihnen dann eine API-Beschreibung zu. Bitte beachten Sie dabei jedoch, dass für die direkte Verwendung der Java-API aus Support-Gründen mindestens die Normal User License erforderlich ist.Prinzipiell ja. Wenn Sie direkten Zugriff auf das Java-API benötigen, sprechen Sie uns einfach an. Wir senden Ihnen dann eine API-Beschreibung zu. Bitte beachten Sie dabei jedoch, dass für die direkte Verwendung der Java-API aus Support-Gründen mindestens die Normal User License erforderlich ist.

Nein. intarsys ZUGFeRD Toolkit verfügt nicht über einen Validierer. Es werden lediglich die syntaktische Korrektheit der eingebetteten XML-Datei, die Einbettung selbst sowie das angegebene Rechnungsprofil überprüft. Für eine umfassende Validierung der Struktur inkl. der Geschäftsregeln empfehlen wir den Einsatz von PDF/A Live!, das über eine Erweiterung einen sehr leistungsfähigen und performanten Validierer für verschiedenste Rechnungsdatenformate anbietet.

Nein. Das für eine ZUGFeRD-Rechnung benötigte XML kann entweder nur das Quellprogramm selbst (z.B. das Fakturierungsprogramm) erzeugen oder ein spezifisches Konvertierungswerkzeug, das die Datenausgabe des Quellprogramms versteht und nach ZUGFeRD umsetzen kann. Häufig kommen hierfür Rechnungsportale zum Einsatz, die es z.B. ermöglichen, dass einfache CSV-Dateien mit den Rechnungsdaten hochgeladen werden und daraus dann ein gültiges ZUGFeRD-Format erzeugt wird.

 

Das hängt vom Erstellungsprozess und den beteiligten Programmen ab. Entweder kann bereits das Quellprogramm (z.B. das Fakturierungsprogramm), das das Rechnungsdokument erzeugt, direkt PDF/A ausgeben oder nur PDF, was dann nachfolgend mit einem Konverter nach PDF/A überführt werdne muss. Ein möglicher Konverter wäre z.B. intarsys PDF/A Live!. Eine andere Möglichkeit ist die Verwendung eines PDF-Druckertreibers, der PDF/A erstellen kann. Dazu muss dann die Rechnung aus dem Quellprogramm auf den betreffenden PDF-Drucker gedruckt werden. Bekannte Lösungen sind z.B. PDFCreator.

Mit Version 2.0 können

  • ZUGFeRD 1.0
  • ZUGFeRD 2.0 (Stand März 2019)
  • ZUGFeRD 2.1 (Stand März 2020)
  • Factur-X 1.0

erzeugt werden. intarsys ZUGFeRD Toolkit erkennt anhand der XML-Datei selbständig, welches Rechnungsformat zu erstellen ist. Bei Bedarf kann diese Erkennung über Parameter auch übersteuert werden.

 

Nein, intarsys ZUGFeRD Toolkit nimmt keine Konvertierung der PDF-Inhalte nach PDF/A-3 vor, sondern ändert im wesentlichen nur die PDF/A-Kennung und die Metadaten. Deshalb muss das Eingabedokument bereits PDF/A-konform sein. Dabei spielt es keine Rolle, ob es PDF/A-1, PDF/A-2 oder PDF/A-3 konform ist oder der sog. Conformance Level A-1a, A-1b, A-2a, A-2u oder A-2b beträgt.

Nein, das intarsys ZUGFeRD Toolkit besitzt keine Konfigurationseinstellungen. Alle Einstellungen werden über Kommandoizeilenparameter vorgenommen.

Das intarsys ZUGFeRD Toolkit ist in Java implementiert und setzt eine vorhandene Java Runtime JRE 10 oder neuer voraus. Empfohlen wird OpenJDK 11. Die JRE muss sich im Suchpfad der Kommandozeilenumgebung befinden. Mit

java –version

kann geprüft werden, ob Java auf dem System gefunden wird und in welcher Version es vorliegt.

 

Das intarsys ZUGFeRD Toolkit läuft unter Windows 7, 8.1 und 10, den Server-Varianten Windows Server 2012R2, 2016 und 2019 sowie unter allen gängigen Linux-Versionen und macOS ab 10.12.

Beim intarsys ZUGFeRD Toolkit handelt es sich um ein Kommandozeilenprogramm, das in einer entsprechenden Kommandozeilen-Umgebung ausgeführt werden kann. Es besitzt keine grafische Oberfläche. Beispiele für den Aufruf des intarsys ZUGFeRD Toolkit finden Sie in der Dokumentation der Aufrufparameter.